江西青原弘济慈善基金会
会计电算化管理制度
第一章 总则
第一条 为了指导和规范江西青原弘济慈善基金会（以下简称基金会）会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部《会计电算化工作规范》，结合基金会财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会各财务核算单位。
第三条 本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。
第四条 本制度所指计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备，计算机软件是指金蝶财务软件及其他相关软件。
第二章 会计电算化岗位责任制
第五条 基金会建立会计电算化岗位责任制，明确各电算化岗位的职责范围。
第六条 电算化会计岗位和工作职责划分如下：
、电算主管岗。由基金会秘书处设立，负责基金会会计电算化的规划和管理。
、软件操作岗。负责对基金会的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作；负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作；负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。
、审核记账岗。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）的真实性、合法性、完整性进行审核；操作会计软件登记机内账簿，没有审核的凭证不能记账；对打印输出的账簿、报表进行确认审核。此岗位人员应具备会计和计算机知识。
第七条 会计电算化岗位责任的考核。实行电算化后，不定期对会计电算化各岗位人员进行考核。对不按照本制度履行岗位职责，给基金会造成严重后果的，按照基金会有关规定追究相关责任人的责任。
第三章 会计电算化操作管理制度
第八条 本章所称会计电算化操作人员，是指按照会计电算化岗位设置，行使岗位职责的会计电算化人员或经财务负责人批准赋予临时操作、查询权的其他人员。
第九条 操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统，操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密，泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。
财务软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码，并通知会计电算化操作人员，再由会计电算化操作人员在客户端自行更改。
第十条 出纳人员只有现金管理系统的管理权限。
第十一条 日常操作程序
、会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证，并打印机制记账凭证，同时签名或盖章确认；
、审核人员审核记账凭证及所附原始凭证，审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认，并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证，应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后，才能对机内记账凭证执行“审核”操作，严禁未经核对执行“成批审核”操作。审核人员应对自己审核过的原始凭证、记账凭证负责，如出现问题按相关财务制度规定承担相应责任。
、审核人员将已审收（付）款凭证交给出纳；
、操作人员离开操作使用计算机的工作现场，应立即退出财务软件系统，否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。
第四章 计算机硬件、软件和会计数据管理制度
第十二条 计算机硬件设备的维护主要包括以下内容：
财务软件系统客户端以VPN方式通过防火墙与服务器进行连接，不得以任何形式、任何方式绕过防火墙直接进行入系统。操作员必须妥善保管各类证书和密钥。如因保管不善，导致泄密并产生严重后果的，应追究相关责任人的责任。
第十三条 会计数据的备份。会计数据的备份：每周进行一次硬盘备份或启用自动备份系统，对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份，会计年度结束后及时进行刻录备份。
第十四条 财务软件操作员应健全必要的防治计算机病毒的措施，确保财务系统的正常运行。配备优良的杀毒软件，以预防、检测、清除计算机病毒，并定期进行病毒库的升级及版本的更新。禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏，会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网，不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网。
第五章 电算化会计档案管理制度
第十五条 电算化会计档案管理是基金会重要的会计基础工作，要严格按照财政部《会计档案管理办法》及相关要求，对电算化会计档案进行管理。
第十六条 电算化会计档案管理的内容和范围：
电算化会计档案包括存储在硬盘、U盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。
会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。
第十七条 电算化会计档案的日常管理
、财务部使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，由本单位财务负责人或会计主管负责保管。
、会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出，打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。
、现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册，应及时登记并打印。一般账簿按年打印，遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时打印有关账簿、报表等。
、各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印，装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。
、每月结束后10日内、年度结束后30日内，财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章，存档妥善保管。
、每月结束后15日内、年度结束后45日内，财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册，并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章，存档妥善保管。
、保存的会计档案应为基金会积极提供利用，档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第十八条 电算化会计档案的保管要求
、电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求。
、对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。
、会计电算化档案的保管时间。计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致；购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管，保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕；电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。
、日常备份存贮介质由电算维护员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。
第十九条 电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。各种会计资料（包括纸质和用存贮介质保存的会计数据），未经秘书处同意，不得外借和带出单位。经秘书处同意借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查其安全性和完整性，防止感染病毒和数据丢失。
第二十条 电算化会计档案保管期满后，按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。
附则
第二十一条 本制度自发布之日起实施。
江西青原弘济慈善基金会
2014年12月2日